Auf einer gemeinsamen Pressekonferenz stellten gestern die Teilnehmer des Runden Tisches „Rechtskonforme E-Akte“, Dorothea Störr-Ritter, Landrätin des Landkreises Breisgau-Hochschwarzwald, Kay Ruge, Beigeordneter des Deutschen Landkreistages, Marc Groß, Programmbereichsleiter Organisations- und Informationsmanagement der KGSt, Ralf Resch, Geschäftsführer der VITAKO, sowie Bernd Kowalski, Abteilungspräsident Sichere elektronische Identitäten des BSI, die gemeinsam erarbeitete Leitlinie zum ersetzenden Scannen von Dokumenten in Kommunen vor.
Ausgangspunkt war die vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) entwickelte Technische Richtlinie zum ersetzenden Scannen – kurz TR RESISCAN. Diese richtet sich an Anwender aus den Bereichen Verwaltung, Wirtschaft und Justiz und benennt sicherheitsrelevante Maßnahmen, die beim (rechtskonformen) ersetzenden Scannen zu gewährleisten sind. Allerdings ermöglicht sie alleine wegen des breiten Anwenderkreises und ihrer stark technischen Ausrichtung keine praxistaugliche rechtssichere Anwendung in Kommunen.
Auf Initiative des Landkreises Breisgau-Hochschwarzwald gründete sich im Rahmen des Nationalen IT-Gipfels ein Runder Tisch „Rechtskonforme E-Akte“. Dort wurde in zwei Arbeitsgruppen unter der Leitung von VITAKO (Bundesarbeitsgemeinschaft der Kommunalen IT-Dienstleister e.V.) und KGSt (Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement) in Abstimmung mit dem BSI eine Leitlinie zur praxisgerechten Umsetzung der TR RESISCAN entwickelt.
Kay Ruge erläuterte:
„Organisations- und Informationsexperten der Landkreise, Städte und Gemeinden sowie der kommunalen IT-Dienstleister haben mit der KGSt eine Vielzahl kommunaltypischer Dokumentenarten analysiert und exemplarisch deren Schutzbedarf festgestellt.
Zudem engagierte sich der Deutsche Landkreistag bei der Entwicklung einer sog. Musterverfahrensbeschreibung. Eine von Praktikern erarbeitete Vorlage, die jetzt von allen Kommunen als Praxisleitfaden für die Erstellung von Verfahrensbeschreibungen für das ersetzende Scannen Verwendung findet. Sehr wertvoll war der permanente fachliche Austausch unmittelbar mit dem BSI, auch als ein Ausweis funktionierender ebenenübergreifender Zusammenarbeit.“
Die Leitlinie zum ersetzenden Scannen von Dokumenten in Kommunen bietet die Grundlagen, um Papieroriginale rechtskonform in elektronische Dokumente zu übertragen, ohne dass die Originaldokumente selbst weiterhin aufbewahrt werden müssen.
Deutscher Landkreistag, Pressemitteilung v. 10.05.2017
